Wir beraten, richten ein, oder bauen Ihnen ein System, das es so nur bei Ihnen gibt.

Für viele Verwaltungsaufgaben gibt es Systeme, die seit Jahren laufen. Die richten wir ein und verbinden sie mit Ihren Programmen. Passt keines, bauen wir ein eigenes. Beides machen wir selbst, und welcher Weg der richtige ist, sagen wir vorher.

Was wir tun

Ihre Aufgabe

Gibt es ein bewährtes System dafür?

Einrichten

Wir setzen es auf Ihrem Server auf und verbinden es mit Ihren bestehenden Programmen.

Nein

Aufbauen

Dann bauen wir eines: Logik, Oberfläche, Schnittstellen. Etwa eine Fristenregel, die es so nur in Ihrem Bereich gibt.

Welcher der beiden Wege zutrifft, sagen wir nach dem Erstgespräch, auch wenn die Antwort „gar nichts" lautet.

Wofür

Sechs Aufgaben aus dem Alltag.

Der Bundesinnungsverband für Orthopädie-Technik rechnet für eine einzelne Kniebandage 22 Minuten Versorgung und 31 Minuten Verwaltung vor. Über 30 Prozent der Betriebszeit gehen laut HilfsmittelStudie 2026 in die Verwaltung. Die folgenden sechs Aufgaben sind ein Teil davon. Erst die drei, die Geld bringen oder sichern, dann die drei, die Zeit sparen. Das ist die Reihenfolge, in der es weh tut.

Alles läuft auf Ihrem Server. Wo Gesundheits- oder Verordnungsdaten mitlaufen, steht es am Fall, dann mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was Geld bringt oder sichert

2×im Jahr gedeckt

Folgeversorgungen, an die niemand erinnert

Die Kassen übernehmen in der Regel zwei Kompressionsversorgungen im Jahr; nach etwa sechs Monaten lässt die Druckwirkung nach. Die zweite ist gedeckt und gewünscht. Sie fällt nur aus, weil niemand zum richtigen Zeitpunkt erinnert. Das System rechnet den Zeitpunkt aus Versorgungsdatum und Produktart aus und legt die Liste vor, wer diese Woche anzusprechen ist. Dasselbe gilt für Inkontinenzhilfen, Diabetesbedarf, Bandagen und Einlagen.

Was sich ändertAus einer Liste, die niemand führt, wird eine, die sich meldet. Wer zwei Versorgungen im Jahr abrechnen darf, rechnet dann auch zwei ab statt einer.

Gesundheitsdaten

3Wochen Frist für die Kasse

Kostenvoranschläge, deren Frist verstreicht

Nach § 13 Abs. 3a SGB V muss die Kasse binnen drei Wochen entscheiden, mit Medizinischem Dienst binnen fünf. Verstreicht die Frist ohne hinreichende Begründung, gilt die Leistung als genehmigt. In der Praxis liegt der Vorgang im Ordner, und niemand rechnet nach. Erfasst werden Vorgangsnummer, Kasse und Eingangsdatum. Den Rest rechnet das System.

Was sich ändertAus einer Frist, die heute niemand nachrechnet, wird eine Liste dessen, was diese Woche fällig ist.

Ohne Patientendaten

362,5Mio. € Retaxierungen

Rezepte, die wegen Formfehlern abgesetzt werden

Eine unvollständige Verordnung fällt meist erst bei der Abrechnung auf, wenn längst geliefert ist. Formfehler sind der häufigste Absetzungsgrund; die Aktion #druckaufGKV kommt für Heilmittel und Apotheken auf 362,5 Millionen Euro Retaxierungen im Jahr. Vor der Einreichung prüft das System gegen die Pflichtangaben: Datum, Unterschrift, Verordnungsart, Fristen, Vollständigkeit. Selten das erste Projekt: Wir fangen lieber ohne Patientendaten an.

Was sich ändertDer Formfehler fällt vor der Einreichung auf statt bei der Abrechnung, also solange sich noch etwas ändern lässt.

Verordnungsdaten

Was Zeit spart

6Monate vorher ist Schluss

Die Präqualifizierung, die alle fünf Jahre abläuft

Fünf Jahre gültig, aber die Unterlagen müssen sechs Monate vor Ablauf bei der Prüfstelle liegen. An dieses Datum denkt niemand, weil es alle fünf Jahre einmal vorkommt. Ablaufdatum eintragen, fertig: Das System meldet sich neun, sieben und sechs Monate vorher und hakt ab, welche Nachweise vorliegen. Dasselbe Muster trägt für Medizinprodukteberater-Nachweise, Wartungen und Eichungen.

Was sich ändertStatt einer Frist, an die sich alle fünf Jahre jemand erinnern muss, steht ein Datum im System. Die Erinnerung kommt neun Monate vorher, nicht drei Wochen nachdem es zu spät war.

Ohne Patientendaten

2027greift die E-Rechnungspflicht

Rechnungen, die von Hand abgetippt werden

Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, abgetippt, kontiert, abgelegt. Bei zwanzig am Tag ist das eine halbe Stelle, die niemand so nennt. Dazu die Frist: ab 2027 müssen Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle; eine PDF genügt dafür nicht. Das System liest die Felder aus und übergibt an lexoffice, sevDesk oder DATEV. Für DATEV Unternehmen Online muss Ihr Steuerberater die Belegübergabe freischalten. Das sagen wir vor dem Angebot.

Was sich ändertWas heute abgetippt wird, kommt fertig kontiert in der Buchhaltung an. Und die E-Rechnungspflicht ist erledigt, bevor sie greift.

Ohne Patientendaten

Fall 6 · Ablage

Unterlagen, die niemand wiederfindet

Verträge, Zertifikate, Lieferscheine, Prüfprotokolle liegen in Postfächern, auf Laufwerken und in Ordnern, jeweils anders benannt. Wer etwas sucht, fragt herum, statt nachzusehen. Dokumente werden beim Eingang erkannt, nach festem Schema benannt und abgelegt; gesucht wird über den Inhalt.

Was sich ändertGesucht wird über den Inhalt statt über den Dateinamen. Wer etwas sucht, sieht nach, statt herumzufragen.

Ohne Patientendaten

Womit wir arbeiten

Bewährte Systeme, die wir einrichten, und der Baugrund für eigene Lösungen.

Abläufe verbinden

n8n: Der verbreitetste Baukasten für Abläufe zwischen Programmen. Über 400 fertige Bausteine, große Gemeinschaft.
Activepieces: Die direkte Alternative mit modernerer Oberfläche und freier MIT-Lizenz. Die bessere Wahl, wenn wir den Betrieb dauerhaft mit übernehmen.
Node-RED: Der Leichtgewichtler. Läuft auf sehr kleiner Hardware und eignet sich, wenn es nur um wenige, feste Abläufe geht.
Windmill: Für Fälle, in denen echte Rechenlogik nötig ist statt reiner Verknüpfung.

Dokumente und Belege

Paperless-ngx: Der Standard für digitale Ablage: liest Papier per Texterkennung ein, macht es durchsuchbar und verschlagwortet automatisch. Alles bleibt auf Ihrem Server.
Mayan EDMS: Wie Paperless, zusätzlich mit eigenen Freigabewegen und Unterschriftsfunktion.
Bitfarm-Archiv: Deutsche Herkunft, ausgelegt auf die Anforderungen der GoBD. Die naheliegende Wahl, wenn die Aufbewahrung geprüft wird.
lexoffice · sevDesk · DATEV: An Ihre Buchhaltung übergeben wir über die vorhandenen Schnittstellen. Bei DATEV Unternehmen Online muss Ihr Steuerberater die Belegübergabe freischalten.

Was es wird, ein bewährtes System oder etwas Eigenes, entscheidet sich an Ihrem Fall, nicht an unserer Vorliebe.

Wo wir abraten

Wenn ein fertiges Produkt Ihr Problem besser löst als etwas Gebautes, sagen wir Ihnen das. Terminerinnerungen sind das beste Beispiel: Dafür gibt es ausgereifte Anbieter ab etwa 30 Euro im Monat, und die nachzubauen wäre Ihr Geld nicht wert.

Wir bauen auch keine Branchensoftware nach und ersetzen kein Warenwirtschaftssystem.

Dreißig Minuten, in denen wir zuhörenKostenlos, unverbindlich. Sie erzählen, wir hören zu.